Comment établir des relations de confiance avec les parties prenantes ?

L’un des moyens les plus simples d’établir de la confiance avec vos parties prenantes consiste à organiser vos informations de projet de façon à ne pas devoir compter sur une seule personne qui fasse office de point central pour toutes les communications. 

La solution, c’est d’adopter une stratégie qui intègre les principes de gestion des informations de projet, afin que vos données soient accessibles à tous et consultables quel que soit leur emplacement.  

Prenons l’exemple de Joe, l’architecte principal de votre projet. Joe est le centre de tout. Il est le point central. La référence. C’est très agréable de travailler avec lui, mais… 

L’un des éléments essentiels de la gestion des informations de projet en tant que stratégie est son approche en matière d’organisation : tout est question de connexion à vos données, pour vos parties prenantes et vous, sans modifier les outils que vous utilisez au quotidien. La bonne nouvelle, c’est que vous n’avez pas à « déverser » toutes vos données sur une plateforme unique. Vous pouvez connecter vos informations de projet à n’importe quel endroit. 

Une fois cette opération terminée, vous pouvez alors facilement effectuer vos recherches. 

Ainsi, en cas d’absence de Joe, les questions de votre équipe et de vos parties prenantes peuvent facilement trouver réponse. Cela réduit la frustration et le nombre d’heures facturables, et améliore les relations. En vérité, le secteur de la construction a besoin de ce genre d’approche en matière d’accessibilité et d’organisation des données!

Vous pouvez ainsi mieux gérer vos fichiers, courriels, et actions à mener de façon à pouvoir rechercher toutes les informations dont vous avez besoin – en même temps.

Les relations avec les parties prenantes dépendent de la participation de chacun au projet. Pour commencer, nous devons faire confiance à chaque personne avec laquelle nous travaillons pour que le projet réussisse. 

Des conflits peuvent survenir entre les parties prenantes en cas de retards imprévus : les tensions augmentent à mesure que les heures facturables s’accumulent en l’absence d’évolution – peut-être à cause du fait que l’un·e des entrepreneur·es attende la réponse à une soumission, ou qu’une équipe d’ingénierie ait supposé qu’un conflit particulier allait être géré par autre équipe d’ingénierie, et que celui-ci reste donc irrésolu – et chacun se rejette la responsabilité. 

Ce dont vous avez besoin, c’est un moyen de vous assurer que chacun sait ce qu’il est censé faire, et à quel moment.

De nombreux chefs de projet utilisent un code spécifique pour tous les courriels, de façon à pouvoir les suivre facilement tout au long du projet, et une fois celui-ci terminé. Cela nécessite un certain effort, mais le tri de vos courriels dans des dossiers spécifiques au projet réduira considérablement les complications. Toutefois, en cas d’automatisation de ce processus par le biais d’une plateforme de gestion des informations de projet qui offre une grande capacité de recherche, ces codes mystérieux n’ont plus lieu d’être.

Nombre de nos collègues travaillant dans le secteur de l’AECO ont leur propre façon de lister les choses qu’ils ou elles doivent faire au quotidien : certain·e·s ont recours à des rappels par courriel ou via un calendrier, d’autres se servent de feuilles de calcul partagées, d’autres encore tiennent un journal d’actions à mener… 

Mais, dans les projets d’AECO, il existe une telle interdépendance entre les équipes qu’il est difficile de voir ce qu’il se passe en dehors de votre propre bureau. Dans ces circonstances, il arrive qu’une équipe accomplisse une tâche et que les autres ne le sachent pas jusqu’à la réunion hebdomadaire (qui dure déjà bien assez longtemps comme ça).

Voici quelques clés pour résoudre ce problème :

Reconnaissez-le : vos réunions durent beaucoup trop longtemps. 

Lorsque votre équipe de projet participe à des réunions interminables, elle ne fait pas son travail.  Cette situation est frustrante pour tout le monde.  En plus de faire perdre du temps, les réunions trop longues affectent également la coopération, l’intérêt et la confiance de votre équipe.

Il est inévitable que les réunions durent longtemps, plus particulièrement au début d’un projet. Mais au fur et à mesure que le projet avance, si vous voulez que vos réunions ne durent pas plus de 60 minutes, vous devez vous en tenir aux points essentiels. 

L’un des enseignements tirés de la modélisation des informations du bâtiment au cours de ces dix dernières années a été l’adoption de listes d’actions à mener qui améliorent la coordination entre les parties prenantes qui étaient jusqu’ici compartimentées. Lorsque tout le monde travaille à partir de la même liste, et reçoit des mises à jour en temps réel au fur et à mesure que des actions sont menées, ces points n’ont pas besoin d’être soulevés dans le cadre de réunions hebdomadaires.

Ainsi, seules les préoccupations majeures peuvent être abordées lors de vos réunions, tout le monde reste focalisé sur l’essentiel, et vos réunions durent le moins longtemps possible.

La gestion de l’aspect humain de la coordination demeure l’une des principales difficultés liées aux projets de construction. Ainsi, lorsque chaque partie prenante adhère à la façon dont les informations seront partagées dans le cadre du projet, la collaboration est plus harmonieuse. 

La modélisation des informations du bâtiment constitue l’une des meilleures approches pour rallier chaque partie prenante à un projet. Bien que la collaboration ouverte puisse ressembler à une hiérarchie plate, elle bénéficie généralement d’une approche descendante.

Le maître d’ouvrage fait généralement preuve de la plus grande adhésion, car c’est lui qui met le projet en service. Il assume également la lourde responsabilité de garantir les résultats du projet, si bien que tout ce qui présente des coûts ou du temps supplémentaires peut constituer une préoccupation.

Les bonnes relations entre les parties prenantes favorisent la réussite des projets, et celles-ci s’améliorent lorsque les attentes sont communiquées rapidement dans le cadre d’un plan d’exécution, que le maître d’ouvrage peut aider à superviser.

La modélisation des informations du bâtiment est un processus qui permet d’économiser beaucoup de temps et d’argent lorsqu’il est correctement mis en œuvre, car il est conçu pour améliorer la coordination, réduire les reprises, éviter les erreurs et maintenir la cohérence du projet. Lorsqu’elle est combinée à une stratégie de gestion des informations de projet, elle amplifie le pouvoir de collaboration dont les précédentes générations de projets d’AEC ne pouvaient que rêver.

En ce qui concerne la gestion des relations entre les parties prenantes, votre plan de gestion des informations de projet doit définir clairement:

Le secteur de la construction a toujours existé, mais la modélisation des données du bâtiment n’est réellement apparue dans le cadre de l’AECO qu’à partir des années 2010. Depuis, la modélisation informatique est devenue suffisamment puissante pour pouvoir la gérer. Ainsi, la modélisation des données du bâtiment sera nouvelle pour certaines parties prenantes; et la nouveauté peut parfois être source de résistance.

Les relations avec les parties prenantes réticentes peuvent être améliorées en incitant certains membres des différentes équipes à agir en tant qu’experts de cette nouvelle approche de coordination inter-équipes. Ceux-ci pourront alors défendre cette approche, et les équipes seront plus susceptibles d’y adhérer pendant toute la durée du projet.

Avant tout, ne considérez jamais les professionnels de l’AEC les plus « mûrs » comme des individus hostiles à la coordination BIM. Il est important d’inclure tous les acteurs au processus de coordination, en particulier les plus expérimentés. Dès lors que vous pouvez expliquer clairement les avantages de la communication inter-équipes et mettre à disposition quelques ressources, même les professionnels de l’AEC les plus formalistes pourront devenir vos experts les plus écoutés.